Remboursements de frais et régime des cultes

Définition

Les remboursements de frais professionnels correspondent aux sommes versées par une association à un salarié ou à un ministre du culte afin de prendre en charge les dépenses engagées pour les besoins de son activité ou de sa fonction.

Ces dépenses doivent présenter un caractère professionnel : elles doivent être engagées dans l'intérêt de l'activité de l'association et ne pas constituer un complément de rémunération.

Les frais professionnels peuvent notamment concerner les déplacements, les repas, l'hébergement ou encore certaines dépenses engagées pour les besoins de l'activité.

Le remboursement peut prendre plusieurs formes :

remboursement des frais réellement engagés, sur présentation des justificatifs ;
allocation forfaitaire, lorsque la réglementation permet ce mode d'indemnisation et que les conditions requises sont respectées ;
prise en charge directe par l'association de certaines dépenses professionnelles.

Pour les associations, le remboursement des frais réellement engagés et dûment justifiés constitue généralement la solution la plus simple à sécuriser.

Remboursement des frais réellement engagés

Lorsque le salarié ou le ministre du culte engage personnellement une dépense pour les besoins de son activité, l'association peut lui en rembourser le montant exact.

Le remboursement doit alors correspondre à une dépense effectivement supportée et être justifié par un document permettant d'en établir la réalité et le montant : facture, note de restaurant, justificatif de transport, relevé de péage, etc.

Le remboursement ne constitue alors pas une rémunération supplémentaire : il a pour objet de rembourser une dépense engagée pour le compte de l'activité.

Allocations forfaitaires de frais

L'association peut, dans certaines situations, verser une indemnité forfaitaire destinée à couvrir des frais professionnels.

Ce mode de remboursement est toutefois soumis à des conditions particulières. Il appartient notamment à l'association de pouvoir établir que les sommes versées correspondent bien à des frais professionnels liés à l'activité.

Même lorsqu'une indemnisation forfaitaire est possible, l'association peut choisir de rembourser les dépenses sur la base des frais réellement engagés et justifiés.

Remboursements de frais et impôt sur le revenu

Les remboursements de frais professionnels ne constituent pas, en principe, une rémunération imposable lorsqu'ils correspondent effectivement à des dépenses professionnelles et que les conditions d'exonération sont respectées.

Il convient cependant de distinguer deux situations.

Le salarié bénéficiant de la déduction forfaitaire de 10 %

Pour l'impôt sur le revenu, les salariés bénéficient normalement d'une déduction forfaitaire de 10 % au titre de leurs frais professionnels.

Cette déduction couvre les dépenses professionnelles courantes correspondant à l'exercice de l'activité ou de la fonction. L'administration fiscale précise notamment qu'elle couvre certains frais de déplacement entre le domicile et le lieu de travail, ainsi que certains frais de restauration et de documentation professionnelle.

Les frais professionnels peuvent également être indemnisés sous la forme d'allocations forfaitaires. Il peut notamment s'agir d'indemnités de repas, d'indemnités kilométriques ou d'indemnités de grand déplacement.

Le salarié ayant opté pour les frais réels

Un salarié peut, s'il y a intérêt, renoncer à la déduction forfaitaire de 10 % et demander la prise en compte de ses frais professionnels pour leur montant réel et justifié.

L'option pour les frais réels est exclusive de la déduction forfaitaire de 10 %.

Dans cette situation, les règles fiscales applicables aux remboursements et allocations de frais doivent être examinées avec attention afin d'éviter une double prise en compte d'une même dépense.

Le cas particulier des ministres du culte affiliés à la CAVIMAC

Le régime social des ministres du culte affiliés à la CAVIMAC présente une particularité importante.

Les cotisations sociales des ministres du culte ne sont pas calculées selon le même mécanisme que celles d'un salarié relevant du régime général. La CAVIMAC utilise des assiettes forfaitaires propres au régime des cultes, selon la situation de l'assuré et la nature du régime applicable. Les circulaires de cotisations de la CAVIMAC présentent ainsi les cotisations à partir d'une « assiette forfaitaire unitaire ».

Par conséquent, pour un ministre du culte relevant du régime CAVIMAC, le remboursement de frais professionnels par l'association n'a pas pour effet d'augmenter l'assiette forfaitaire servant au calcul des cotisations CAVIMAC.

Autrement dit, le remboursement d'une dépense professionnelle ne modifie pas, à lui seul, le montant des cotisations CAVIMAC calculées sur la base forfaitaire applicable au ministre du culte.

Exemple

Une association rembourse à un ministre du culte une dépense de déplacement de 150 € correspondant à des frais professionnels réellement engagés et justifiés.

Ces 150 € constituent un remboursement de frais professionnels et non une rémunération supplémentaire.

Pour le régime CAVIMAC, ce remboursement ne vient pas s'ajouter à l'assiette forfaitaire servant au calcul des cotisations du ministre du culte.

Cette particularité ne dispense toutefois pas l'association de pouvoir justifier le caractère professionnel de la dépense.

Frais professionnels : justificatifs et prudence

Même lorsqu'un remboursement n'a pas d'incidence sur les cotisations sociales, l'association doit conserver les éléments permettant de justifier :

la réalité de la dépense ;
son montant ;
son caractère professionnel ;
et, lorsque cela est nécessaire, le lien entre la dépense et l'activité de l'association.

La conservation des justificatifs permet notamment de démontrer que les sommes versées ne constituent pas un complément de rémunération déguisé.

Pour cette raison, le remboursement des frais réellement engagés sur présentation de justificatifs est généralement la solution la plus sécurisée.

À retenir

Pour une association employant un ministre du culte ou un salarié, il est important de distinguer clairement rémunération et remboursement de frais professionnels.

Un remboursement de frais doit correspondre à une dépense engagée pour les besoins de l'activité.
Les frais réellement engagés doivent pouvoir être justifiés.
Les allocations forfaitaires sont soumises à des conditions et, le cas échéant, à des limites d'exonération.
Les règles fiscales relatives aux remboursements de frais doivent être distinguées des règles sociales.
Pour un ministre du culte affilié à la CAVIMAC, les cotisations sont calculées sur des bases forfaitaires propres au régime des cultes : les remboursements de frais professionnels ne viennent donc pas augmenter cette assiette forfaitaire.
La conservation des justificatifs reste indispensable pour sécuriser le traitement comptable, social et fiscal des remboursements.

CALEB Paye permet de distinguer, sur le bulletin de rémunération, les différents éléments liés aux frais professionnels et de les traiter conformément à leur nature.